Cuando el usuario escribe la carta a los reyes (magos)

En uno de los posts sobre creación de aplicaciones web, hablaba de la fase de toma de requisitos como, entre otras cosas, una serie de entrevistas con el usuario para conocer sus necesidades. Sin embargo, hay que tener mucho cuidado con este tipo de reuniones ya que muchas veces el cliente escribe, lo que se conoce como “la carta a los reyes”.

Los usuarios finales siempre intentarán que la futura aplicación automatice sus procesos diarios y así hacerles a ellos (y no a la compañía) el trabajo más fácil. Cada uno de nosotros tiene su forma de trabajar en el día a día, unos utilizamos documentos de texto, otros hojas de cálculo, o mensajes de correo, o quizá programas con calendario y tareas o, incluso, la olvidada libreta de papel con cuadros y el bolígrafo, sí, el bolígrafo. Si el cliente cede todo el poder de decisión a los usuarios finales éstos, ten por seguro que te pedirán (si, por ejemplo, les quisiéramos desarrollar una Intranet):

• Que el programa pase sus apuntes de Word al mail, se envíen y guarden una copia en la intranet en formato PDF.

• Que el programa lea sus “excels” (sin formato definido) y lo guarde en la base de datos de la compañía, ah, y que les envíe un mail cada noche con las coordenadas de las celdas de color rojo.

• Que el programa escriba un mail a partir de las notas escritas en su libreta Moleskine.

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En la empresa cliente debe existir una figura que aglutine todo el conocimiento en cuanto a las necesidades reales de los empleados y de los departamentos y que, además, sepa ver y transmitir a los empleados cuál es la forma idónea de trabajar: los procesos y flujos de trabajo.

Cierto, cada uno de nosotros trabajar de una forma distinta, pero quizá debamos guardar los documentos en un repositorio común y no en la carpeta Mis Documentos de nuestro PC, compartir nuestros links favoritos (los profesionales) en la Intranet y no guardarlos en mi navegador, o publicar las conclusiones de un proyecto en el blog interno, en vez de guardarnos ese conocimiento.